How to Choose the Right Cosmetic Packaging Supplier for Your Brand

Etapas finales: selección, negociación del contrato e incorporación.

7.1 Selección de proveedores

Tomar decisiones objetivas y basadas en datos utilizando los resultados de las evaluaciones.

• Marcos de decisión: Utilizar métodos estructurados como modelos de puntuación ponderada o cuadros de mando. La selección de proveedores es un problema de toma de decisiones multicriterio (MCDM); AHP puede crear modelos formales.
• Modelo de puntuación ponderada: Elaborar una matriz con criterios ponderados (calidad, coste, prestación, servicio, cumplimiento, sostenibilidad, estabilidad financiera). Asigne pesos en función de las prioridades.
• Evaluación y puntuación: Puntuar a los proveedores en función de los criterios y agregar las puntuaciones ponderadas.
• Participación de las partes interesadas: Incluya a los equipos pertinentes (compras, I+D, control de calidad, marketing, finanzas, operaciones) en el desarrollo y la evaluación del sistema de puntuación. Utilice matrices multievaluador.
• Transparencia: Garantizar que el proceso sea transparente y se base en las capacidades.
• Integración de la evaluación de riesgos: Incorporar las conclusiones sobre riesgos al modelo de puntuación.
• Decisión final: Tome la decisión basándose en puntuaciones y evaluaciones cualitativas para reducir el riesgo de compra y maximizar el valor.

Considere la posibilidad de probar proveedores con contratos a corto plazo si persisten las dudas.

7.2 Contratación

Negociar un contrato completo para formalizar la relación y mitigar los riesgos. Cláusulas clave:

• Alcance del trabajo: Definir componentes, materiales, especificaciones, volúmenes.
• Acuerdo de calidad: Normas detalladas, inspección, aceptación, tratamiento de las no conformidades, sanciones.
• Precios y condiciones de pago: Formalizar precios, calendarios, divisas, ajustes de precios.
• Plazos de entrega: Especifique plazos de entrega, calendarios, envíos, penalizaciones por retraso.
• Propiedad intelectual (PI): Abordar la propiedad/utilización de diseños/herramientas. Incluir la confidencialidad.
• Responsabilidad e indemnización: Definir responsabilidades y obligaciones. Garantizar un seguro de responsabilidad civil.
• Fuerza mayor: Cláusula estándar para imprevistos.
• Condiciones de rescisión: Definir condiciones, plazos de preaviso, obligaciones.
• Gestión de riesgos: Incorporar planes de contingencia y estrategias de interrupción.
• Cláusulas de no competencia: Considere si el proveedor ofrece co-packing.
• Métricas de rendimiento (KPI): Referencia a las normas de rendimiento esperadas.

La revisión jurídica es esencial.

7.3 Incorporación

Implemente un proceso de incorporación sólido y sistemático para lograr una integración satisfactoria y una relación laboral sólida.

• Establecer expectativas claras: Definir las exigencias, las normas de rendimiento, el cumplimiento, la comunicación y las expectativas de colaboración.
• Recogida y verificación exhaustivas de datos: Recopile y verifique los datos de los proveedores (contacto, bancarios, fiscales, de conformidad). Automatice la recuperación de datos.
• Procedimientos normalizados: Siga un procedimiento sistemático con funciones claras y una lista de comprobación de los documentos/aprobaciones necesarios.
• Verificación de la conformidad y certificación: Confirme el cumplimiento de las normas reglamentarias, éticas y del sector (registro, identificación fiscal, ISO/GMP, sostenibilidad, puntuación de riesgos). Utilice pasos de precalificación.
• Integración de sistemas: Integrar al proveedor en los sistemas internos (ERP, compras, pagos). Recopilar datos maestros, habilitar EDI, asignar códigos, probar la funcionalidad.
• Capacitación de proveedores: Considere un portal de autoservicio para el registro, la entrada de información, la comunicación y las transacciones.
• Comunicación: Mantener una comunicación eficaz y centralizada durante todo el proceso de incorporación.
• Colaboración entre equipos: Garantizar una colaboración fluida entre compras, finanzas, cumplimiento, etc.
• Seguimiento del progreso: Siga el progreso para identificar retrasos o tareas incompletas. Utilice cuadros de mando.
• Mitigación de riesgos: Utiliza la incorporación para mitigar los riesgos completando las comprobaciones y confirmando los planes de contingencia. Una lista de comprobación evita errores.
• Notificación al proveedor: Notifíquelo sin demora al proveedor una vez finalizado y autorizado.

La automatización de la incorporación reduce costes y tiempo. Entre los problemas más comunes se encuentran los datos manuales, la falta de estandarización, los retrasos, la escasa visibilidad y las lagunas en el cumplimiento. Mantener una base de datos de proveedores actualizada ayuda.

Una incorporación eficaz crea una relación sólida, de colaboración y de cumplimiento, esencial para navegar por la cadena de suministro de envases cosméticos y alcanzar los objetivos estratégicos.