How to Choose the Right Cosmetic Packaging Supplier for Your Brand

Dernières étapes : sélection, négociation du contrat et intégration.

7.1 Sélection des fournisseurs

Prendre des décisions objectives, fondées sur des données, en utilisant les résultats de l'évaluation.

• Cadres de décision: Utiliser des méthodes structurées telles que des modèles de notation pondérée ou des tableaux de bord. La sélection des fournisseurs est un problème de prise de décision multicritères (MCDM) ; AHP peut créer des modèles formels.
• Modèle de notation pondérée: Élaborer une matrice avec des critères pondérés (qualité, coût, prestation, service, conformité, durabilité, stabilité financière). Attribuer des pondérations en fonction des priorités.
• Évaluation et notation: Noter les fournisseurs en fonction des critères et agréger les notes pondérées.
• Participation des parties prenantes: Inclure les équipes concernées (achats, R&D, assurance qualité, marketing, finances, opérations) dans le développement et l'évaluation du système de notation. Utiliser des matrices à évaluateurs multiples.
• Transparence: Veiller à ce que le processus soit transparent et fondé sur les compétences.
• Intégration de l'évaluation des risques: Incorporer les conclusions relatives aux risques dans le modèle de notation.
• Décision finale: Prendre la décision sur la base de scores et d'évaluations qualitatives afin de réduire le risque d'achat et de maximiser la valeur.

En cas de doute, envisager de tester des fournisseurs ayant des contrats à court terme.

7.2 Contrats

Négocier un contrat complet pour formaliser la relation et atténuer les risques. Clauses clés :

• Champ d'application: Définir les composants, les matériaux, les spécifications, les volumes.
• Accord de qualité: Normes détaillées, inspection, acceptation, traitement des non-conformités, sanctions.
• Prix et conditions de paiement: Formaliser la tarification, les calendriers, les devises, les ajustements de prix.
• Délais de livraison et d'exécution: Préciser les délais, les horaires, les expéditions, les pénalités de retard.
• Propriété intellectuelle (PI): Aborder la question de la propriété et de l'utilisation des dessins et des outils. Inclure la confidentialité.
• Responsabilité et indemnisation: Définir les responsabilités et les obligations. Garantir une assurance responsabilité civile.
• Force Majeure: Clause standard pour les circonstances imprévues.
• Conditions de résiliation: Définir les conditions, les délais de préavis, les obligations.
• Gestion des risques: Incorporer des plans d'urgence et des stratégies d'interruption.
• Clauses de non-concurrence: Vérifier si le fournisseur propose le co-emballage.
• Indicateurs de performance (KPI): Référence aux normes de performance attendues.

Un examen juridique est essentiel.

7.3 Embarquement

Mettre en œuvre un processus d'intégration solide et systématique pour une intégration réussie et une relation de travail solide.

• Fixer des attentes claires: Définir les exigences, les normes de performance, les attentes en matière de conformité, de communication et de collaboration.
• Collecte et vérification complètes des données: Recueillir et vérifier les coordonnées des fournisseurs (contact, banque, taxe, conformité). Automatiser la récupération des données.
• Procédures normalisées: Suivre une procédure systématique avec des rôles clairs et une liste de contrôle des documents/approbations requis.
• Vérification de la conformité et de la certification: Confirmer le respect des normes réglementaires, éthiques et sectorielles (enregistrement, numéro d'identification fiscale, ISO/GMP, durabilité, évaluation des risques). Utiliser les étapes de pré-qualification.
• Intégration des systèmes: Intégrer le fournisseur dans les systèmes internes (ERP, approvisionnement, paiement). Collecter les données de base, activer l'EDI, attribuer les codes, tester la fonctionnalité.
• Facilitation de l'accès aux fournisseurs: Envisagez un portail en libre-service pour l'inscription, la saisie d'informations, la communication et les transactions.
• Communication: Maintenir une communication efficace et centralisée tout au long du processus d'intégration.
• Collaboration entre les équipes: Assurer une collaboration transparente entre l'approvisionnement, les finances, la conformité, etc.
• Suivi des progrès: Suivre l'avancement des travaux pour identifier les retards ou les tâches incomplètes. Utiliser des tableaux de bord.
• Atténuation des risques: Utilisez l'intégration pour atténuer les risques en procédant à des vérifications et en confirmant les plans d'urgence. Une liste de contrôle permet d'éviter les faux pas.
• Avis du fournisseur: Informer rapidement le fournisseur de l'achèvement et de l'autorisation de l'opération.

L'automatisation de l'accueil des nouveaux arrivants réduit les coûts et les délais. Les difficultés les plus courantes sont les données manuelles, le manque de normalisation, les retards, le manque de visibilité et les lacunes en matière de conformité. La mise à jour de la base de données des fournisseurs est utile.

Une intégration efficace permet d'établir une relation solide, collaborative et conforme, essentielle pour naviguer dans la chaîne d'approvisionnement de l'emballage cosmétique et atteindre les objectifs stratégiques.