How to Choose the Right Cosmetic Packaging Supplier for Your Brand

Indice dei contenuti

Un fornitore affidabile di imballaggi cosmetici non solo può portare idee di design innovative, selezione di materiali ecocompatibili e metodi di cooperazione flessibili, ma può anche offrire un'ampia gamma di servizi.

1. Introduzione: Importanza strategica

L'imballaggio non è solo un anello fondamentale per proteggere l'integrità del prodotto, garantire la qualità e la conformità, ma anche un importante vettore per trasmettere i concetti del marchio. Un fornitore affidabile di imballaggi cosmetici non solo può portare idee di design innovative, selezione di materiali ecocompatibili e metodi di collaborazione flessibili, ma può anche aiutare le aziende a ottenere vantaggi nel controllo dei costi, nell'efficienza della catena di fornitura e nella velocità di risposta al mercato.

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2. Definizione dei requisiti specifici di imballaggio

Prima di cercare i fornitori, è essenziale definire con chiarezza i requisiti specifici del packaging. In questo modo la valutazione si allinea agli obiettivi aziendali, alle esigenze del prodotto e alla posizione di mercato, consentendo un'identificazione e una valutazione mirate.

Criteri segreti da specificare:

  • Fabbisogno annuale di volume: Prevedere quantità annuali accurate per stabilire la capacità, i tassi e i MOQ richiesti. Comprendere i MOQ comuni (ad esempio, 5.000-20.000 unità).
  • Esigenze di determinate categorie di prodotti: Definire requisiti distinti per i vari tipi di cosmetici (cura della pelle, make-up e così via) per quanto riguarda i prodotti, la distribuzione, gli ostacoli e l'estetica.
  • Specifiche obbligatorie sui materiali e sulla sostenibilità: Specificare i materiali necessari (vetro, plastica, cartone, metallo) e gli attributi di sostenibilità (contenuto riciclato, riciclabilità, compostabilità, biobased). Consiste in qualifiche (FSC, APR, ISO 14001, Cradle to Cradle) e in un approvvigionamento morale.
  • Obiettivo Bilancio ciascuno: Stabilire un piano di spesa chiaro per ciascuno, considerando il costo totale di proprietà (TCO) costituito da attrezzature, spedizione, magazzino e potenziali spese di preoccupazione. Comprendere i costi tipici di produzione e delle materie prime.
  • Livello richiesto di assistenza ai fornitori: Definire le soluzioni necessarie dopo la produzione, come l'assistenza al layout (architettonica, visiva, prototipazione), la competenza tecnica, il controllo della compatibilità, la gestione delle forniture, la logistica e il supporto normativo.
  • Vincoli temporali fondamentali per la consegna: Specificare le preparazioni necessarie per la degustazione, la produzione e la consegna, essenziali per la preparazione. Le routine flessibili sono preziose.

Specificare le esigenze e i limiti prima della negoziazione. Creare elenchi di cose "essenziali" e "belle da avere" per stabilire le priorità.

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3. Identificare e valutare i potenziali fornitori

Identificare i potenziali fornitori e condurre una verifica iniziale per creare una rosa qualificata utilizzando un approccio sistematico.

Metodi di identificazione:

  • Database e directory di settore: Utilizzare directory di imballaggio specializzate o generali.
  • Fiere ed eventi: Incontrare i fornitori, visionare i campioni e discutere le capacità.
  • Riferimenti e raccomandazionis: Chiedere informazioni ai colleghi del settore o ai consulenti.
  • Mercati online: Esplorate le opzioni, ma valutate attentamente e comprendete i MOQ.
  • Processi RFx (RFI, RFP, RFQ): Utilizzare processi formali per raccogliere informazioni dettagliate, capacità e prezzi.

Criteri di screening iniziale:

  • Capacità dichiarate: Allineare le aree di interesse dei fornitori ai vostri requisiti.
  • Certificazioni: Verificare le registrazioni aziendali essenziali e le certificazioni industriali (ISO 9001, GMP, ISO 15378).
  • Stabilità finanziaria: Effettuare controlli preliminari utilizzando risorse come Dun & Bradstreet o documenti finanziari. Valutare l'affidabilità utilizzando l'Operational Risk Management Science (ORMS).
  • Scalabilità: Valutare la capacità di soddisfare la crescita dei volumi prevista.
  • Quantità minime d'ordine (MOQ): Confermare la compatibilità con i vostri piani.
  • Rivendicazioni di sostenibilità: Effettuare i controlli iniziali e verificare la presenza di certificazioni.
  • Conformità normativa: Verificare la comprensione e l'aderenza alle normative dei mercati di riferimento (UE, US FDA).
  • Rischio della catena di approvvigionamento: Valutare la struttura della catena di fornitura e i rischi potenziali.

Considerare i fornitori di backup. Gli strumenti di intelligenza artificiale possono automatizzare l'identificazione e la verifica iniziale.

4. Esame delle capacità, della qualità e della conformità del fornitore

valutazione approfondita dei distributori selezionati, concentrandosi su produzione, garanzia di qualità, rispetto delle normative, sostenibilità e affidabilità operativa.

4.1 Capacità produttiva e tecnologia

Valutare la capacità produttiva per i volumi attuali e previsti. Valutare la tecnologia e le attrezzature per l'efficienza e l'innovazione. Si consigliano visite in loco per osservare le attività e incontrare il personale. Valutare le competenze tecniche e la capacità di innovazione.

4.2 Processi di controllo della qualità

Valutare i sistemi di gestione della qualità e le certificazioni dei fornitori (ISO 9001). Valutare:

  • Aderenza alle specifiche: Come assicurano che l'imballaggio sia conforme alle specifiche dettagliate.
  • Coerenza e affidabilità: Processi per la coerenza da lotto a lotto.
  • Ispezione: Procedure durante la produzione e prima della spedizione.
  • Risoluzione dei reclami: Gestione di reclami, resi e azioni correttive.
  • Liste di controllo della qualità: Uso di liste di controllo dettagliate.
  • Conferma dei campioni: Processo per i campioni di pre-produzione e il monitoraggio della produzione.
  • Test dei lotti: Test regolari per garantire una qualità costante.

4.3 Rispetto delle normative e degli standard dell'industria cosmetica

Valutare le conoscenze normative e le procedure di conformità, che variano a seconda della regione (UE, USA).

  • Conformità UE: Comprensione del regolamento 1223/2009 (etichettatura, ingredienti, fragranze, nano ingredienti), valutazione microbiologica, conoscenza del PIF/CPNP, rispetto delle GMP.
  • Conformità USA: Comprensione dell'FD&C Act e delle linee guida della FDA (etichettatura, materiali, sicurezza), Guida all'etichettatura dei cosmetici, consapevolezza del Safe Cosmetics Act, VCRP, avvertenze richieste.
  • Conformità generale: Aderenza alla norma ISO 22715, esperienza con l'evoluzione delle normative, valutazione della sicurezza degli imballaggi, test di migrazione (in particolare per i materiali riciclati), analisi delle sostanze soggette a restrizioni (BPA, PFAS), conformità alle normative sulle plastiche riciclate (UE 2022/1616), comprensione del PPWR, approvvigionamento etico, assicurazione di responsabilità civile.

Consultate gli esperti di normative per garantire la conformità alle etichette e rimanere informati.

4.4 Verifica delle dichiarazioni e delle certificazioni di sostenibilità

Verificare le dichiarazioni di sostenibilità al di là delle certificazioni.

  • Certificazioni di terze parti: Utilizzare le certificazioni (APR, FSC, BPI, ISO 14001, Cradle to Cradle) come punto di partenza per attributi specifici.
  • Valutazioni del ciclo di vita (LCA): Informarsi sul contributo di dati per le LCA.
  • Verifica del materiale: Verifica della percentuale di contenuto riciclato, convalida delle dichiarazioni ecologiche, valutazione dei test sui materiali riciclati (prestazioni, proprietà, sicurezza, NIAS), valutazione dei test di migrazione, conferma dell'analisi delle sostanze soggette a restrizioni.
  • Verifica del processo: Valutare l'efficienza energetica, la riduzione dei rifiuti, l'utilizzo dell'acqua e l'approvvigionamento etico.
  • Design per la sostenibilità: Valutare il supporto per la progettazione per il disassemblaggio e i monomateriali.
  • Approccio olistico: Cercate fornitori che considerino la circolarità dei materiali, l'ottimizzazione e il supporto alla ricarica/riutilizzo.
  • Trasparenza: Valutare la disponibilità a essere trasparenti in materia di approvvigionamento e produzione.
  • KPI sull'uso sostenibile dei materiali: Tracciare la percentuale di materiali provenienti da fonti sostenibili.

4.5 Affidabilità operativa complessiva

Valutare i risultati ottenuti in termini di consegne puntuali, gestione degli ordini urgenti e reattività. Valutare i piani di emergenza e le risorse di riserva. Le referenze dei clienti esistenti sono preziose per valutare l'affidabilità e la solidità finanziaria.

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5. Valutazione della struttura dei costi e della sostenibilità finanziaria

Valutare attentamente la struttura dei costi e la sostenibilità finanziaria. Il prezzo unitario più basso non sempre corrisponde al costo totale più basso o alla catena di fornitura più sicura.

5.1 Valutazione della struttura dei costi

Comprendete i modelli di prezzo e richiedete una ripartizione trasparente. Considerate:

  • Competitività: Valutazione dei prezzi rispetto ad altri e agli standard del settore.
  • Trasparenza: Chiara ripartizione dei costi (materiali, produzione, utensili).
  • Termini di pagamento: Valutare e negoziare le condizioni.
  • Sconti per volume: Comprendere i prezzi differenziati.
  • Costo totale di proprietà (TCO): Calcolare il TCO includendo i costi di acquisizione (materiali, attrezzature) e operativi (manodopera, energia), oltre ai "costi nascosti" (magazzino, scorte danneggiate/obsolete). Il coinvolgimento precoce del produttore può ottimizzare il TCO.
  • Fattori di costo di produzione: Comprendere come la complessità, la quantità, il processo e il volume influenzino i costi.
  • Margini di profitto: Considerate i vostri margini di profitto quando valutate i costi dei fornitori.

Presentare una strategia realistica di prezzi e margini. Il benchmarking può rafforzare la negoziazione.

5.2 Valutazione della sostenibilità finanziaria

Rivedere la salute finanziaria per ridurre il rischio di disturbo.

  • Revisione del bilancio: Analizzare lo stato patrimoniale, il conto economico e la dichiarazione del capitale.
  • Indicatori finanziari chiave: Esaminare la liquidità, i possedimenti, gli obblighi finanziari, le responsabilità, il totale delle attività (Stato patrimoniale); gli utili, il profitto, il margine (Conto economico); il capitale proveniente dalle operazioni/capitale (Flusso di cassa).
  • Rapporti finanziari: Calcolare il rapporto debito/patrimonio netto ed esaminare la leva finanziaria/il rischio.
  • Liquidità: Valutare la capacità di soddisfare gli impegni temporanei.
  • Analisi delle tendenze: Monitorare le prestazioni nel tempo per verificare il deterioramento delle condizioni.
  • Fonti di informazione: Utilizzate le agenzie di rating (Dun & Bradstreet) e le referenze dei clienti.
  • Bandiere rosse e mitigazione del rischio: Affrontare i segnali di instabilità, richiedere maggiori informazioni, comprendere le strategie di mitigazione. Sviluppare piani di emergenza (fornitori alternativi). Includere negli SLA clausole di performance finanziaria/uscita. Aumentare il monitoraggio dei problemi. Assumere potenziali tensioni e rivedere regolarmente gli SLA.
  • Rating di stabilità finanziaria: Implementare un sistema di valutazione interno (Fiducioso, Soddisfacente, Da monitorare) per classificare i fornitori e determinare la frequenza delle revisioni (minimo annuale).

La comprensione dell'economia del fornitore (spedizione, dimensioni dell'ordine) fa parte della valutazione dell'impatto finanziario.

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6. Valutazione dell'offerta di servizi e del potenziale di partnership

Valutare il livello di servizio e il potenziale come partner a lungo termine per l'innovazione, l'efficienza e la resilienza della catena di approvvigionamento.

6.1 Valutazione delle offerte di servizi

Valutare i servizi a valore aggiunto:

  • Supporto alla progettazione: Valutare le capacità di design industriale, prototipazione (stampa 3D), design grafico, ingegneria, supporto alla produzione, modellazione 3D, progettazione di specifiche/etichette/cartoni/pallet, sviluppo di stampi/utensili, compatibilità con le linee di riempimento.
  • Competenza tecnica: Valutare le conoscenze in materia di scienza dei materiali, ingegneria strutturale, ottimizzazione e test di compatibilità con le formulazioni.
  • Gestione dell'inventario: Valutare la capacità di gestire l'inventario, di offrire un magazzino o una consegna JIT.
  • Logistica: Valutare le capacità di spedizione, gli ordini urgenti e l'efficienza dei trasporti.
  • Servizio post vendita: Comprendere la struttura di supporto dopo la consegna.

I servizi integrati (formulazione, riempimento, confezionamento) possono snellire la catena di approvvigionamento.

6.2 Valutazione del potenziale di partnership

Trattate i vostri fornitori come potenziali partner a lungo termine.

Considerate i fornitori come potenziali partner a lungo termine.Valutate:

  • Comunicazione e reattività: Valutare la facilità di comunicazione e gli aggiornamenti proattivi.
  • Costruzione di relazioni: Dare priorità ai fornitori, valutando le relazioni a lungo termine per l'efficacia dei costi e le proiezioni prevedibili.
  • Innovazione collaborativa: Valutare la disponibilità a collaborare su nuovi prodotti, imballaggi e miglioramenti dei processi.
  • Allineamento con la visione del marchio: Assicurare la comprensione e l'allineamento con i valori e la crescita del marchio.
  • Trasparenza e fiducia: Valutare la trasparenza dei processi, dell'approvvigionamento e dei problemi.
  • Sviluppo dei fornitori: Considerare la possibilità di coltivare le relazioni per migliorare le capacità e la qualità.

6.3 Indicatori chiave di prestazione per SRM

Indicatori chiave di prestazione (KPI) per SRM

Utilizzate i KPI per la gestione continua e la definizione delle aspettative. KPI rilevanti:

  • Qualità: Tassi di difettosità, coerenza, aderenza, valutazione della qualità.
  • Consegna: Tasso di puntualità, tempi di consegna, accuratezza degli ordini.
  • Costo: Competitività, riduzione dei costi, TCO.
  • Servizio: Reattività, comunicazione, assistenza post-vendita.
  • L'innovazione: Contributo a nuovi progetti/materiali/processi.
  • Sostenibilità: Valutazione, riciclabilità, riduzione dei rifiuti, impronta di carbonio, utilizzo sostenibile dei materiali.
  • Il rischio: Resilienza, efficacia della contingenza.

Valutare regolarmente i fornitori utilizzando le scorecard. Condurre revisioni aziendali trimestrali e piani aziendali congiunti. Sfruttare gli strumenti digitali per la centralizzazione dei dati e l'SRM.

7. Selezione, contrattazione e inserimento dei fornitori

Fasi finali: selezione, negoziazione del contratto e onboarding.

7.1 Selezione dei fornitori

Prendere decisioni obiettive e basate sui dati utilizzando i risultati della valutazione.

  • Quadri decisionali: Utilizzare metodi strutturati come modelli di punteggio ponderato o scorecard. La selezione dei fornitori è un problema decisionale multi-criteriale (MCDM); l'AHP può creare modelli formali.
  • Modello di punteggio ponderato: Sviluppare una matrice con criteri ponderati (qualità, costo, fornitura, servizio, conformità, sostenibilità, stabilità finanziaria). Assegnare i pesi in base alle priorità.
  • Valutazione e punteggio: Valutazione dei fornitori in base ai criteri e aggregazione dei punteggi ponderati.
  • Coinvolgimento delle parti interessate: Includere i team interessati (acquisti, R&S, AQ, marketing, finanza, operazioni) nello sviluppo e nella valutazione del sistema di punteggio. Utilizzare matrici a più valutatori.
  • Trasparenza: Assicurare che il processo sia trasparente e basato sulle capacità.
  • Integrazione della valutazione del rischio: Incorporare i risultati dei rischi nel modello di punteggio.
  • Decisione finale: Prendere la decisione sulla base di punteggi e valutazioni qualitative per ridurre il rischio di acquisto e massimizzare il valore.

Considerare la possibilità di testare i fornitori con contratti a breve termine se permangono dubbi.

7.2 Contratti

Negoziare un contratto completo per formalizzare il rapporto e ridurre i rischi. Clausole chiave:

  • Ambito di lavoro: Definire componenti, materiali, specifiche, volumi.
  • Accordo sulla qualità: Standard di dettaglio, ispezione, accettazione, gestione delle non conformità, sanzioni.
  • Prezzi e termini di pagamento: Formalizzare i prezzi, gli orari, la valuta, gli adeguamenti dei prezzi.
  • Consegna e tempi di consegna: Specificare i tempi di consegna, gli orari, le spedizioni, le penali per i ritardi.
  • Proprietà intellettuale (PI): Affrontare il tema della proprietà/utilizzo di progetti/strumenti. Includere la riservatezza.
  • Responsabilità e indennizzo: Definire responsabilità e oneri. Assicurare l'assicurazione di responsabilità civile.
  • Forza maggiore: Clausola standard per circostanze impreviste.
  • Condizioni di risoluzione: Definire condizioni, periodi di preavviso, obblighi.
  • Gestione del rischio: Incorporare la pianificazione di emergenza e le strategie di interruzione.
  • Clausole di non concorrenza: Valutare se il fornitore offre il co-packing.
  • Metriche di prestazione (KPI): Riferimento agli standard di prestazione previsti.

La revisione legale è essenziale.

7.3 Imbarco

Implementare un processo di onboarding solido e sistematico per un'integrazione di successo e un solido rapporto di lavoro.

  • Definire aspettative chiare: Definire le richieste, gli standard di prestazione, la conformità, la comunicazione e le aspettative di collaborazione.
  • Raccolta e verifica completa dei dati: Raccogliere e verificare i dati dei fornitori (contatti, banche, tasse, conformità). Automatizzare il recupero dei dati.
  • Procedure standardizzate: Seguire una procedura sistematica con ruoli chiari e una lista di controllo dei documenti/approvazioni richiesti.
  • Verifica della conformità e della certificazione: Confermare l'adesione agli standard normativi, etici e di settore (registrazione, codice fiscale, ISO/GMP, sostenibilità, punteggio di rischio). Utilizzare le fasi di pre-qualificazione.
  • Integrazione del sistema: Integrare il fornitore nei sistemi interni (ERP, acquisti, pagamenti). Raccogliere i dati anagrafici, attivare l'EDI, assegnare i codici, testare la funzionalità.
  • Abilitazione dei fornitori: Considerate un portale self-service per la registrazione, l'inserimento di informazioni, la comunicazione e le transazioni.
  • Comunicazione: Mantenere una comunicazione efficace e centralizzata durante l'intero processo di onboarding.
  • Collaborazione intersettoriale: Garantire una collaborazione perfetta tra acquisti, finanza, conformità, ecc.
  • Monitoraggio dei progressi: Tracciare i progressi per identificare i ritardi o le attività incomplete. Utilizzare i cruscotti.
  • Mitigazione del rischio: Utilizzate l'onboarding per ridurre i rischi completando i controlli e confermando i piani di emergenza. Una lista di controllo previene gli errori.
  • Notifica del fornitore: Comunicare tempestivamente al fornitore il completamento e l'autorizzazione.

L'automazione dell'onboarding riduce i costi e i tempi. I problemi più comuni includono dati manuali, mancanza di standardizzazione, ritardi, scarsa visibilità e lacune nella conformità. Il mantenimento di un database aggiornato dei fornitori è di grande aiuto.

Un onboarding efficace crea un rapporto solido, collaborativo e conforme, essenziale per navigare nella catena di fornitura del packaging cosmetico e raggiungere gli obiettivi strategici.

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